systeme.io para consultores y freelancers: captar, agendar, seguir y cobrar

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Si eres consultor, diseñador, desarrollador, redactor o cualquier profesional que vende servicios, tu problema no suele ser la entrega: es conseguir conversaciones con clientes potenciales y no perder a ninguno por el camino. systeme.io resuelve bien esa parte: páginas de captación, correos automáticos, un calendario para agendar llamadas, un CRM con pipeline y páginas de pago.

Lo que no resuelve es la parte administrativa: no hay herramienta de propuestas, ni firma electrónica de contratos, ni control de horas, ni contabilidad. Conviene saberlo antes de montar nada.

Aquí tienes el circuito completo, el plan que te basta, un ejemplo y qué cambia si eres agencia y trabajas para varios clientes.

Qué necesita un consultor o freelance

• Captar contactos cualificados: gente con el problema que tú resuelves.
• Demostrar criterio antes de vender, con contenido útil.
• Agendar una llamada de descubrimiento sin intercambiar diez correos.
• Seguir cada oportunidad hasta que se cierra o se pierde.
• Cobrar por proyecto, a plazos o con una cuota mensual.
• Si eres agencia: separar el trabajo de cada cliente.

El montaje en systeme.io

1. Captación con un lead magnet

Crea un embudo de tipo Crear una audiencia (Sitios › Túneles › Crear) con un recurso concreto para tu cliente ideal: una auditoría rápida en plantilla, un checklist, un caso práctico explicado. Cuanto más concreto, más cualificado llega el contacto. Tienes ideas en la guía de ideas de lead magnet.

Después, una secuencia de 3 a 5 correos (Correos › Campañas) que explique cómo trabajas, qué problemas resuelves y cierre con una invitación a una llamada.

2. La llamada de descubrimiento con el calendario

En CRM › Calendario creas un evento individual gratuito, por ejemplo «Llamada de diagnóstico, 30 minutos», con Google Meet o Zoom. Ajusta la antelación mínima para que nadie reserve para dentro de una hora, el tiempo de descanso entre llamadas y un límite de reservas diarias. El calendario se integra con Google Calendar; eso sí, comprueba con una reserva de prueba cómo convive con las citas que ya tienes allí antes de publicar el enlace. Lo tienes todo en el artículo sobre el calendario de reservas.

Si cobras por la primera sesión (una mentoría, una consultoría suelta), usa el calendario de pago: el cliente elige la franja y paga en la misma página.

3. El pipeline de clientes

En CRM › Pipelines tienes un tablero tipo Kanban con seis etapas por defecto: Leads nuevos, Contacto inicial, Propuesta enviada, Negociación, Acuerdo ganado y Acuerdo perdido. Puedes modificarlas según tu proceso de venta y añadir notas a cada contacto. El detalle está en el artículo sobre el CRM y los contactos de systeme.io.

Lo interesante es que el pipeline se alimenta solo. Un flujo de trabajo con el generador Reunión programada puede mover al contacto a la etapa «Contacto inicial» y asignarle una etiqueta. Así, cada llamada agendada aparece en tu tablero sin que hagas nada. Si nunca has creado uno, el tutorial para crear un workflow te guía.

4. Propuestas: lo que falta y cómo suplirlo

systeme.io no tiene una función de presupuestos o propuestas. Una solución práctica es crear una página por propuesta dentro de un embudo, con el alcance, el plazo, el precio y, debajo, la página de pago. En los ajustes SEO de la página puedes ocultarla de los buscadores y enviar el enlace solo a ese cliente.

Para contratos con firma electrónica necesitarás otra herramienta.

5. Cobrar tus servicios

En la página de pago eliges el tipo de precio:

• Pago único: un proyecto cerrado.
• Plan de pago: el mismo proyecto dividido en varios pagos (por ejemplo, 3 mensualidades).
• Suscripción: una iguala o mantenimiento mensual.

Puedes poner varios precios en la misma página para que el cliente elija entre pagar de una vez o a plazos. systeme.io no cobra comisión por venta; la pasarela (Stripe, PayPal u otra) cobra la suya.

Sobre facturas e IVA, systeme.io envía facturas automáticas a clientes empresa y puede calcular el IVA de la UE según el país del comprador. Cómo encaja eso con tus obligaciones como autónomo lo tienes explicado, con prudencia, en el artículo sobre systeme.io en España: IVA, facturas y RGPD. Confírmalo con tu gestor antes de facturar.

Si eres agencia: subcuentas para cada cliente

Desde la foto de perfil › Subcuentas creas un espacio separado para cada cliente, con sus propios contactos, embudos y estadísticas. Según el artículo de ayuda de subcuentas:

• Son ilimitadas en todos los planes, también en el gratuito, y no cuestan nada.
• Cada subcuenta tiene los mismos límites que tu plan. Si tienes Startup, cada cliente tiene 5.000 contactos y 10 embudos.
• Puedes invitar al cliente como asistente o administrador de su subcuenta.
• Está prohibido revender subcuentas como «ofertas de por vida» o por debajo del precio oficial.

También existe la marca blanca (el cliente ve tu marca, no la de systeme.io). Antes de activarla, ten en cuenta que no se puede desactivar después. Lo tienes todo en el artículo sobre subcuentas y marca blanca.

Qué plan te basta

Precios comprobados en septiembre de 2026 en la web de systeme.io, en dólares (pago anual: 170 / 470 / 970 $ al año).

• Freelance que empieza: el plan gratuito da para un lead magnet, un evento de calendario y un pipeline. Se queda corto en cuanto quieras dos tipos de llamada o segmentar con más de una etiqueta.
• Consultor con actividad regular: Startup cubre el circuito completo con margen.
• Agencia: el plan que elijas se replica en cada subcuenta, así que piensa en el cliente más grande. Si uno necesita más de 5.000 contactos, todas las subcuentas necesitarán un plan superior.

Ejemplo de arquitectura (ejemplo, no un caso real)

Una consultora de marketing para clínicas dentales podría montarlo así:

1. Lead magnet: «Plantilla para medir de dónde vienen tus pacientes», con su embudo de registro.
2. Secuencia de 4 correos con errores habituales en la captación de pacientes y una invitación a una llamada.
3. Evento «Diagnóstico gratuito de 30 minutos» en Google Meet, con recordatorios 24 h y 1 h antes.
4. Flujo de trabajo: al reservar, etiqueta «diagnóstico» y entrada en el pipeline como «Contacto inicial».
5. Página de propuesta oculta a buscadores para cada clínica, con dos precios: proyecto en un pago o en tres plazos.
6. Suscripción mensual para el mantenimiento posterior.

Errores típicos

1. Pedir la llamada en el primer correo, antes de haber demostrado nada.
2. No usar el pipeline y dejar oportunidades olvidadas en la bandeja de entrada.
3. Dar por hecho que las facturas cumplen todo lo que exige tu situación fiscal sin consultarlo.
4. Activar la marca blanca «por probar»: no tiene marcha atrás.
5. Elegir el plan de la agencia pensando en el cliente medio en lugar del más grande.

Cuándo te conviene otra herramienta

• Agencia con muchos clientes que necesita CRM avanzado, SMS y revender la plataforma como servicio propio: HighLevel está diseñado para eso, aunque cuesta desde 97 $/mes más cargos por uso (precios oficiales, septiembre de 2026). Tienes la comparación en systeme.io frente a GoHighLevel.
• Tu cuello de botella es la gestión de proyectos, las propuestas firmadas o el control de horas: systeme.io no cubre eso; necesitas herramientas específicas.
• Solo necesitas un enlace para agendar llamadas y ya tienes web y facturación resueltas: un programa de citas sencillo puede bastarte.

Si tu reto es conseguir y seguir clientes, systeme.io te da el circuito completo por poco dinero, y puedes empezar sin tarjeta.

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Tienes más perfiles de negocio en la guía de casos de uso de systeme.io.

Marc Millet

Soy desarrollador web y fundador de Millet Studio, una agencia digital. Uso systeme.io en mis propios proyectos para crear embudos, enviar correos y vender, y aquí explico lo que funciona, lo que no y cómo lo configuro. Cómo analizo las herramientas · marcmillet.com