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En 30 segundos
- Los workflows están en Automatizaciones › Flujos de trabajo › Crear.
- Se construyen con un generador y, debajo, acciones, retrasos (esperas) y decisiones (ramas Sí/No según filtros).
- No funcionan hasta que los activas desde los tres puntos › Activar.
- Límite: 1 workflow en el plan gratuito, 5 en Startup, 20 en Webinar e ilimitados en Ilimitado.
Para crear un workflow en systeme.io ve a Automatizaciones › Flujos de trabajo › Crear, ponle un nombre y pulsa Guardar. Dentro, pulsa Crear tu primer generador para decidir qué lo activa y, con el botón +, añade debajo acciones, retrasos (esperas) y decisiones (ramas «Sí» y «No»). Por último, actívalo desde los tres puntos de la lista: sin ese paso no hace nada.
La diferencia con una regla es que un workflow puede esperar y decidir. Una regla hace algo al momento; un workflow puede, por ejemplo, esperar tres días, comprobar si la persona ha comprado y actuar de una forma u otra.
Este tutorial sigue el artículo oficial Cómo funcionan los flujos de trabajo de systeme.io y forma parte de nuestros tutoriales de systeme.io paso a paso.
Qué vas a conseguir y qué necesitas antes
Vamos a montar este ejemplo (adáptalo a tu caso):
Alguien descarga tu guía gratuita → recibe un correo con la guía → pasan 3 días → si no ha comprado tu producto, recibe un correo con la oferta; si sí ha comprado, no recibe nada más.
Necesitas:
- Un embudo con página de registro (tutorial de tu primer embudo).
- Un producto a la venta cuya compra asigne una etiqueta, por ejemplo «cliente». Se hace en la página de pago: en el producto digital, añade como recurso Etiquetas y elige la etiqueta. Lo explicamos en el tutorial para vender un producto digital.
- Dominio autenticado para que salgan los correos.
- Tiempo: 20–30 minutos.
Límites (comprobados en septiembre de 2026): workflows 1 / 5 / 20 / ilimitados y etiquetas 1 / 10 / 100 / ilimitadas en Gratuito / Startup / Webinar / Ilimitado. En el plan gratuito el ejemplo cabe justo: 1 workflow y 1 etiqueta («cliente»).
Regla o workflow: cuál te conviene
| Regla de automatización | Flujo de trabajo | |
|---|---|---|
| Estructura | Un generador y una o varias acciones | Generador y una secuencia de pasos |
| Esperas | No | Sí (Retraso, también con fecha exacta) |
| Condiciones | No | Sí (Decisión con ramas Sí/No) |
| Acción de Google Sheets | No | Sí |
| Hay que activarlo | No, funciona al guardar | Sí |
| Límite en plan gratuito | 1 | 1 |
Si lo tuyo es «cuando alguien se apunta, ponle una etiqueta y mándale un correo», te basta una regla: tienes el tutorial de automatización con etiquetas.
Paso 1: dibuja el flujo antes de tocar nada
Suena obvio, pero es lo que más errores evita. Escribe en un papel:
- Qué lo activa (el generador).
- Qué pasa primero.
- Cuánto se espera.
- Qué se comprueba y qué ocurre en cada caso.
Si no sabes explicarlo en cuatro líneas, el workflow será difícil de mantener.
Paso 2: crea el workflow
- Abre Automatizaciones › Flujos de trabajo.
- Pulsa Crear.
- Escribe un nombre claro (por ejemplo, «Guía gratuita – seguimiento sin compra») y pulsa Guardar.
Paso 3: añade el generador
Pulsa Crear tu primer generador y elige Registrado en el formulario de la etapa de un túnel. Selecciona tu página de registro.
Fíjate en que el nombre es algo distinto al de las reglas («Suscrito al formulario…»), pero la idea es la misma.
Otros generadores disponibles en los flujos: reunión programada, etiqueta asignada o eliminada, registro en el formulario de un blog o de una tienda de creador, campaña terminada, registro en un webinar, inscripción o finalización de un curso, módulo o lección, venta nueva, correo abierto, clic en un enlace del correo, página visitada, registro en una comunidad y error en el pago de una suscripción.
Paso 4: añade la primera acción
Pulsa + debajo del generador, elige Acción y después Enviar un correo. Redacta el correo que entrega la guía (asunto, remitente, texto con el enlace de descarga) y guárdalo.
Otras acciones que puedes encadenar: asignar o eliminar una etiqueta, inscribir en un curso o revocar el acceso, suscribir a una campaña o cancelar la suscripción, enviar un webhook, enviar un SMS, dar o quitar acceso a una comunidad, agregar una fila a Google Sheets o añadir al contacto a una etapa de un pipeline.
Paso 5: añade un retraso
Pulsa + debajo del correo y elige Retraso. Configura la espera; para este ejemplo, 3 días.
Si eliges el tipo Fecha exacta, aparece un selector de zona horaria (por defecto, la de tu cuenta). Útil para campañas con fecha de cierre.
Si más adelante cambias la duración de un retraso, el cambio solo afecta a los contactos nuevos. Los que ya están esperando mantienen el tiempo que tenían.
Paso 6: añade una decisión
Pulsa + debajo del retraso y elige Decisión. Configura el filtro:
- Filtro Etiqueta.
- Contacto con la etiqueta.
- Elige la etiqueta «cliente».
El flujo se divide en dos ramas:
- Sí (tiene la etiqueta, ya compró): no añadas nada. El flujo termina para esa persona.
- No (no tiene la etiqueta): pulsa + en esa rama, elige Enviar un correo y redacta el correo de seguimiento con la oferta.
Si necesitas comprobar varias cosas a la vez, puedes agregar otro grupo de condiciones en la misma decisión.
Paso 7: activa el workflow
Vuelve a la lista de flujos de trabajo, pasa el ratón por los tres puntos (…) de tu workflow, pulsa Activar y confirma.
Ten en cuenta que los generadores que ocurran antes de activarlo no cuentan: quien se registró ayer no entra en el flujo.
Para probarlo, regístrate con un correo tuyo en la página y comprueba que recibes el primer correo. Para no esperar 3 días en la prueba, puedes poner temporalmente un retraso corto, probar con un contacto nuevo y volver a dejar los 3 días (recuerda que el cambio solo afecta a contactos nuevos).
Para desactivarlo, en los tres puntos eliges Desactivar y una de dos opciones: parar la entrada de contactos nuevos manteniendo las tareas programadas, o parar también esas tareas.
Errores frecuentes
- Olvidar activarlo. Es el error más común. Un workflow recién creado no hace nada.
- La etiqueta de cliente no se asigna al comprar. Entonces la decisión siempre va por «No» y acabas enviando la oferta a quien ya compró. Comprueba en una compra de prueba que la etiqueta aparece en el contacto.
- Cambiar un retraso y esperar que afecte a todos. Solo afecta a los que entren después.
- Duplicar lógica. Si una regla y un workflow hacen lo mismo con el mismo generador, el contacto puede recibir dos correos. Revisa tus reglas antes de activar.
- Buscar historial antiguo. El historial de ejecución se guarda como máximo un mes.
- Flujos enormes. Si un workflow tiene demasiadas ramas, divídelo en varios más simples (si tu plan lo permite).
Cómo seguir
Con este patrón (acción, espera, decisión) puedes automatizar casi cualquier seguimiento: recordatorios de un curso sin empezar, avisos a quien hace clic en un enlace o reactivar a quien no abre tus correos. Para ver todas las posibilidades, repasa las automatizaciones de systeme.io y cómo encajan en un embudo de ventas.
Si quieres probarlo sin pagar, el plan gratuito incluye un workflow: puedes crear tu cuenta gratuita de systeme.io y montar este ejemplo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los contactos que están esperando si desactivo un workflow?
Al desactivarlo eliges entre dos opciones: solo impedir que entren contactos nuevos (las tareas ya programadas siguen) o desactivarlo y cancelar también las tareas programadas.
¿Puedo copiar un workflow a otra cuenta de systeme.io?
Sí, con la opción Compartir de los tres puntos, que genera un enlace. Los recursos relacionados (etiquetas, cursos, embudos) se importan con él. No se pueden compartir el generador de formulario de blog, el de tienda de creador, la acción de Google Sheets ni la de webhook.
¿Un workflow puede escribir en Google Sheets?
Sí: la acción Agregar una fila nueva a una hoja de cálculo de Google existe en los flujos de trabajo (no en las reglas). Necesitas conectar antes Google Sheets en las integraciones; lo repasamos en integraciones y API.
¿Cuántos workflows necesito?
Depende de cuántos procesos distintos automatices. Para empezar suele bastar con uno o dos. Si dudas entre planes, usa la calculadora de plan de systeme.io.
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Soy desarrollador web y fundador de Millet Studio, una agencia digital. Uso systeme.io en mis propios proyectos para crear embudos, enviar correos y vender, y aquí explico lo que funciona, lo que no y cómo lo configuro. Cómo analizo las herramientas · marcmillet.com