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En 30 segundos
- Hay dos tipos: las reglas (un disparador y una o varias acciones, sin más) y los flujos de trabajo (un diagrama con condiciones, ramas y esperas).
- Ambos funcionan con un «generador» (lo que ocurre: un registro, una venta, una etiqueta…) y unas «acciones» (lo que systeme.io hace después).
- Límites: 1, 10, 100 o ilimitadas reglas y 1, 5, 20 o ilimitados flujos según el plan. Un generador se activa como máximo 20 veces por contacto.
- Empieza con reglas; pasa a flujos de trabajo cuando necesites condiciones («si compró, esto; si no, aquello») o esperas.
Las automatizaciones de systeme.io son instrucciones del tipo «cuando pase esto, haz aquello» que se ejecutan solas. Por ejemplo: cuando alguien se registra en tu página, ponle una etiqueta, mándale un correo y dale acceso a un curso.
Hay dos herramientas en el menú Automatizaciones: las Reglas, sencillas y rápidas de montar, y los Flujos de trabajo, más potentes, con condiciones y esperas. Las dos están en todos los planes, con límites distintos.
Lo mejor es que todo ocurre dentro de la misma cuenta: el formulario, la etiqueta, el correo, el curso y el pago se hablan entre sí sin conectar herramientas externas. Este artículo forma parte del recorrido por todas las funciones de systeme.io.
Reglas y flujos de trabajo: cuándo usar cada una
| Reglas | Flujos de trabajo | |
|---|---|---|
| Estructura | 1 generador → varias acciones a la vez | Diagrama: generador → acciones, decisiones y retrasos |
| Condiciones («si… entonces») | No | Sí, con el paso Decisión |
| Esperas | No | Sí, con el paso Retraso |
| Dónde se crean | Automatizaciones › Reglas, o en la pestaña de reglas de cada página de un túnel | Automatizaciones › Flujos de trabajo |
| Cómo se pone en marcha | Al pulsar Guardar regla | Hay que pulsar Activar en la lista de flujos |
| Límite por plan | 1 / 10 / 100 / ilimitadas | 1 / 5 / 20 / ilimitados |
Mi regla práctica: si lo puedes explicar en una frase sin «si» ni «después de», usa una regla. Si necesitas «espera dos días» o «si ya es cliente, no», usa un flujo de trabajo.
Generadores y acciones
Todas las automatizaciones se construyen con dos piezas:
- Generador: el evento que lo pone en marcha.
- Acción: lo que hace systeme.io como respuesta.
Generadores habituales (en reglas y en flujos): registro en el formulario de una etapa de túnel, venta nueva, etiqueta asignada y clic en un enlace de un correo.
Generadores extra de los flujos de trabajo, según el artículo de ayuda sobre flujos de trabajo: reunión programada, etiqueta eliminada, registro en un formulario del blog o de la tienda de creador, campaña terminada, registro en un webinar, inscripción o finalización de un curso, módulo o lección, paquete de cursos, correo abierto, página visitada, registro en una comunidad y error de pago de una suscripción.
Acciones: asignar o quitar etiquetas, inscribir en un curso o quitar el acceso, dar acceso a un paquete de cursos, suscribir o dar de baja de una campaña, enviar un correo, enviar un SMS, dar acceso a una comunidad, mover a una etapa de un pipeline del CRM y enviar un webhook. Los flujos de trabajo añaden la acción de crear una fila en Google Sheets, que no está en las reglas.
Cómo se crea una regla
En Automatizaciones › Reglas › Crear eliges el Generador con el botón + (por ejemplo, «Suscrito al formulario de la etapa de un túnel» y la página concreta), añades una o varias Acciones y pulsas Guardar regla. La etiqueta se puede crear escribiendo su nombre dentro de la propia regla.
También puedes crearla desde la página del túnel, en su pestaña Reglas de automatización. Es más cómodo, porque ya sabe de qué formulario hablas.
El ejemplo completo (formulario → etiqueta → curso) está en el tutorial de automatización con etiquetas.
Cómo se crea un flujo de trabajo
En Automatizaciones › Flujos de trabajo › Crear le das un nombre, pulsas Crear tu primer generador y después vas añadiendo pasos con +:
- Acción: cualquiera de las de la lista anterior.
- Decisión: divide el camino según filtros del contacto. Puedes combinar varias condiciones con «y» / «o».
- Retraso: espera un tiempo fijo (horas, días) o hasta una fecha y hora concretas.
Cuando está listo, en la lista de flujos pulsas los tres puntos › Activar. Al desactivarlo eliges si se cancelan o no las tareas ya programadas. Lo tienes paso a paso en el tutorial para crear un workflow.
Un flujo solo reacciona a lo que ocurre después de activarlo. Si alguien se registró ayer y activas el flujo hoy, esa persona no entra. Y si cambias un retraso, el cambio solo afecta a los contactos que lleguen después.
Los flujos se pueden compartir con otra cuenta mediante un enlace, con sus recursos conectados (etiquetas, cursos, túneles). No se comparten los generadores de formularios del blog o de la tienda ni las acciones de Google Sheets y webhook.
Límites que conviene conocer
| Plan | Reglas | Flujos de trabajo | Etiquetas | Campañas | Precio mensual |
|---|---|---|---|---|---|
| Gratuito | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 $ |
| Startup | 10 | 5 | 10 | 10 | 17 $ |
| Webinar | 100 | 20 | 100 | 100 | 47 $ |
| Ilimitado | Ilimitadas | Ilimitados | Ilimitadas | Ilimitadas | 97 $ |
Datos de la tabla de precios de systeme.io, comprobados en septiembre de 2026.
Además, según el artículo de ayuda sobre reglas de automatización:
- Un generador solo se activa un máximo de 20 veces para el mismo contacto. A partir de ahí, deja de dispararse para esa persona. Es raro llegar a ese número, pero puede pasar con generadores como «clic en enlace» o «página visitada».
- El historial de ejecuciones se guarda solo un mes. Si necesitas investigar por qué algo falló, hazlo pronto.
- Tras el primer clic en un enlace de correo hay un margen de un minuto para evitar ejecuciones duplicadas.
Ejemplos concretos
1. Bienvenida (regla). Generador: registro en la página de tu regalo. Acciones: asignar la etiqueta «lead-guía» y suscribir a la campaña de bienvenida.
2. Acceso al curso tras la compra (regla). Generador: venta nueva del producto «Curso X». Acciones: etiqueta «cliente-curso-x» e inscribir en el curso. En la práctica, al vender un curso desde la página de pago el acceso ya se da solo; la regla sirve para etiquetar y enviar correos adicionales.
3. Seguimiento del regalo (flujo). Registro en el formulario → enviar correo con el regalo → retraso de 3 días → decisión: ¿tiene la etiqueta «cliente»? Si sí, fin; si no, suscribir a la campaña de venta.
4. Alumnos que terminan (flujo). Finalización del curso → asignar etiqueta «graduado» → retraso de 1 día → enviar correo pidiendo opinión y ofreciendo el siguiente nivel. Encaja con los cursos online de systeme.io.
5. Pagos fallidos (flujo). Error de pago de una suscripción → enviar correo con instrucciones para actualizar la tarjeta → enviar un SMS si has conectado Twilio (lo explicamos en SMS con systeme.io).
Limitaciones honestas
- El plan gratuito se queda corto: 1 regla, 1 flujo y 1 etiqueta no dan para segmentar de verdad.
- Condiciones limitadas a los datos de systeme.io: las decisiones filtran por datos del contacto dentro de la cuenta. Para lógica con datos de otras herramientas necesitas webhooks, la API o Zapier.
- Historial de solo un mes y tope de 20 activaciones por contacto y generador.
- Sin puntuación de contactos (lead scoring): no he encontrado esta función en la ayuda. Se puede imitar con etiquetas, pero es más trabajo.
- Depuración sencilla: si algo falla, tienes el historial y poco más. Prueba siempre registrándote tú mismo con un correo de pruebas.
Cómo se haría con otras herramientas
Datos de las páginas oficiales, consultados en septiembre de 2026:
- Mailchimp: sin automatizaciones en el plan gratuito; en Essentials, flujos de hasta 4 pasos (precios de Mailchimp).
- MailerLite: 3 automatizaciones en el plan gratuito y 50 o ilimitadas en los de pago, pero MailerLite no tiene cursos ni comunidad a los que dar acceso (precios de MailerLite).
- Kit: automatizaciones visuales ilimitadas desde el plan Creator, a 39 $ al mes (precios de Kit).
- Zapier u otro conector entre herramientas separadas: posible, pero cada conexión es un punto que se puede romper y una herramienta más que gestionar.
La ventaja de systeme.io no es tener las automatizaciones más potentes, sino que conectan todo lo que vendes y entregas sin salir de la cuenta. Para ver cómo encajan con tus correos, lee el artículo de email marketing en systeme.io.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una regla y un flujo de trabajo en systeme.io?
Una regla es «cuando pase esto, haz esto»: un generador y una lista de acciones que se ejecutan a la vez. Un flujo de trabajo permite encadenar pasos con esperas y decisiones, es decir, caminos distintos según lo que haga o tenga cada contacto.
¿Puedo automatizar con el plan gratuito?
Sí, pero muy poco: 1 regla y 1 flujo de trabajo, con 1 sola etiqueta y 1 campaña. Da para una automatización de bienvenida y poco más. Para varios productos o segmentos necesitarás al menos Startup.
¿systeme.io se conecta con Zapier?
Sí, hay una app oficial de systeme.io en Zapier, y además puedes enviar datos a otras herramientas con webhooks desde los flujos de trabajo. Lo explicamos en integraciones y API de systeme.io.
¿Por qué mi automatización no se ha ejecutado?
Las causas más comunes son: el flujo de trabajo no está activado, el botón del formulario no tiene la acción «Enviar formulario», el contacto ya había activado ese generador 20 veces o el contacto no ha confirmado el doble opt-in (las automatizaciones esperan a la confirmación).
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Soy desarrollador web y fundador de Millet Studio, una agencia digital. Uso systeme.io en mis propios proyectos para crear embudos, enviar correos y vender, y aquí explico lo que funciona, lo que no y cómo lo configuro. Cómo analizo las herramientas · marcmillet.com